Wie Miro unsere Zusammenarbeit verändert hat – eine Liebeserklärung
New Work, asynchrone und synchrone Collaboration, kreatives Denken, agile Prozesse… Schlagworte, die nicht erst seit der Pandemie in aller Munde sind. Entsprechend erscheinen ständig neue Tools, um dort zu revolutionieren, wo zuvor triste Meetingräume mit abgestandenem Kaffee als Umfeld dienten. Und unter all diesen Angeboten findet man Schätze, die das Potenzial haben, wirklich etwas zu verändern. Wir suchten einen kreativen virtuellen Raum zur gemeinsamen Entwicklung von Ideen und zum Sammeln nicht-hierarchisch strukturierter Informationen. Und wir fanden Miro. Dieser Beitrag ist eine Liebeserklärung.
Wir alle bei avarno sind schwer „in love“. Miro macht etwas mit uns. Wir verändern uns tatsächlich durch Miro, so unglaublich das klingen mag.
Wir schaffen es dank dieses Schätzchens nun endlich, die kreativen Chaoten in unserer Company schon mal das ganze Universum für den Austausch von Gedanken, Architekturbildern und Prozessen aufbauen zu lassen, während die strukturierten „Monks“ systematisch Sticky Notes und anderen Input sortieren und sie in definierten Frames ablegen, damit alle Teammitglieder die Ergebnisse in verständlichem Kontext bekommen.
Miro bringt zusammen, was vorher nur getrennt funktioniert hat: Kreatives Chaos und strukturierte Ordnungsliebe – auf einer Plattform und in derselben Session.
Dezentrales Arbeiten hat auch seine Tücken
Vor Corona haben fast alle von uns im gemeinsamen Office gearbeitet. Unter Pandemiebedingungen echt gewöhnungsbedürftig für uns war das gemeinsame Brainstormen über Onlineplattformen. Wir fühlten uns eingeschränkt und ausgebremst ohne den persönlichen Austausch und den Spirit, der nur entsteht, wenn man in einem Raum zusammen ist.
Gleichzeitiges Arbeiten an Strukturen und Prozessen war auch nicht so richtig toll “remote” aus dem Homeoffice. Mit verschiedenen Kollegen über die Woche intensiv zusammenzuarbeiten und eine große Menge an Terminen und Milestones zu tracken, ohne dabei in demselben Büro zu sein, erlebten wir als ganz schön sperrig und starr. Meetings zogen sich manchmal wie Kaugummi und ständig verlor jemand den roten Faden.
Jira Tasks und Notizen aus Workshops, Schulungs-Mitschriften und Gesprächsprotokolle, Fotos von handschriftlichen Notizen auf College Blocks oder wahlweise auch mal Bierdeckeln (kein Witz, das hatten wir auch schon): Ohne ein Tool beherrscht man im PMO die Orga nur dann, wenn man extrem gut strukturiert und organisiert ist und idealerweise allein arbeitet, damit niemand außer man selbst sich in der Zettelwirtschaft zurechtfinden muss.
Herausfordernd wird es aber definitiv dann, wenn ein PMO wie bei uns mehrere Projekte und Programme parallel verwaltet, dabei mit mehreren Kollegen und Kolleginnen zusammenarbeitet und alle über denselben Informationsstand verfügen sollen.
Wir arbeiten also aktuell fast ausschließlich dezentral. Wir definieren permanent neue Prozesse für unsere Kunden, arbeiten in interdisziplinären Teams gemeinsam mit internen und externen Kollegen und sind auch sonst in permanentem Austausch im Sinne unserer verschiedenen Arbeitspakete.
Wir sind am kreativsten, wenn wir gemeinsam an einer Herausforderung tüfteln können. Bedingt durch unsere interne Organisationsstruktur wirbeln wir oft mit mehreren Kollegen und verschiedenen Aufgabenstellungen bei ziemlich hoher Taktzahl in vielen parallelen Arbeitseinheiten.
Wir brauchten also ein Tool, das uns beim dezentralen Arbeiten in jeder Beziehung optimal unterstützt:
- Es muss von überall her für jeden und jede zugänglich sein.
- Wir müssen in die Lage versetzt werden, auch nicht-hierarchisch strukturierte Informationen zu sammeln und für alle übersichtlich aufzubereiten.
- Die Anwendung ist für alle leicht erlernbar.
- Das Tool unterstützt Online-Zusammenarbeit in Echtzeit und
- ist so inspirierend, dass die Defizite persönlicher Treffen dadurch ausgeglichen werden und unsere Kreativität auch remote angeregt wird.
Und dann kam Miro
1. Remote-Zugang für alle
Von überall aus miteinander in Echtzeit über einen beliebigen Browser arbeiten zu können, ist schon mal die größte (Barriere-) Freiheit. Dies hat zwar nicht zwangsläufig zur Folge, dass es weniger Dokumente zum Nachbearbeiten gibt, aber alles hat Ursprung und Quelle in einer gemeinsamen Plattform. Alles fließt zusammen in Miro – endlich Schluss mit der „Zettelwirtschaft“.
Miro ist browserbasiert und du brauchst zum Loslegen nichts weiter als die kostenfreie Basis-Lizenz, irgendeinen Browser und natürlich einen Internetzugang.
2. Informationen und Ideen sammeln und sortieren
Ich koordiniere in meinem PMO-Bereich jede Woche viele Workshops und Benutzerinterviews. Ich bereite sie vor, strukturiere Präsentationen und verteile Nacharbeiten, vereinbare Termine und plane sie gegebenenfalls um – das machen wir jetzt alles viel einfacher und agiler dank Miro. Allein in den ersten zwei Wochen kamen da schon neue 67 Boards bei 14 aktiven Kollegen zusammen. Alles ging schneller und war für jedes Teammitglied nachvollziehbar.
Der Informationsgehalt, den wir neuerdings aus Workshops mitnehmen, ist deutlich höher. Es bleibt einfach mehr hängen. Verrückt.
Während des Arbeitsprozesses kann jeder Arbeitsschritt jederzeit wieder rückgängig gemacht, einzelne Aspekte umformuliert oder Bausteine systematisiert werden, während andere an anderer Stelle des jeweiligen Miro-Boards arbeiten.
Sehr spielerisch entsteht so schnell für jedes Vorhaben ein kleines Universum an Wissen, Fakten, Stichwörtern und der einen oder anderen Visualisierung für kreative Lösungen.
Das schnelle Verbildlichen von Prozessen, das mal-eben-Erstellen eines Kanban-Boards oder auch die spontane Zusammenarbeit an einem Whiteboard werden für uns durch Miro so viel einfacher.
Auch die Strukturierung von komplexen Content-Stücken oder -Serien, interaktive Schulungen, die Aufnahme von Prozessen im Anforderungsmanagement und kreativen Brainstormings laufen jetzt wesentlich einfacher, flexibler und vor allem schneller. Und mit deutlich mehr Spaß 🙂
Extrem praktisch ist auch die „Exportieren als JPG oder PDF“-Funktion. So können wir jederzeit auch Auszüge bestimmten Personen zukommen lassen, die nicht den Inhalt des gesamten Boards brauchen, zum Beispiel unseren Kunden nach einem Teil-Workshop oder Interview.
3. Flache Lernkurve
Mit diesem unendlich großen, digitalen Whiteboard konnten wir einfach sofort loslegen, weil es so einfach und intuitiv ist. Die Zeit verging wie im Flug bei der einstündigen Schulung als Kick-off bei Lars Dietrichkeit und Corinna Michal-Gabriel von EducationalGreenhouse. Wir alle waren sofort angefixt und hatten schon bei unseren ersten Gehversuchen richtig Spaß.
Kein “Du musst das so und so klicken, damit …”. Es gibt nichts Komplexes zu verstehen, einfach nur zu entdecken und zu personalisieren. Miro funktioniert einfach – bei jedem Nutzer, der einen Browser bedienen kann. Vollkommen problemlos, ohne komplizierte Installation und “Admin-Rechte”.
Mit ausgesprochen niedriger Lernkurve haben wir binnen zwei Wochen ganze Projekte super einfach in Miro aufgesetzt, Tasks und Stories mit Jira verknüpft und in Teams integriert. Projektpläne in MS Projekt zu erstellen ist sowas von 2019… 😉
4. Online-Collaboration in Echtzeit
Notizen und Listen sind schon live während des Meetings in Echtzeit für alle Board-Mitglieder einzusehen und verfolgbar.
So kann jeder sehen, was gerade entsteht, obwohl man selbst womöglich gar nicht im Meeting dabei ist.
5. Inspirierend und die Kreativität stimulierend
Die Teilnehmenden der Sessions sind dank Miro nun wirklich aktiv dabei. Häufiger sagt neuerdings mal jemand, dass wir gerade etwas falsch verknüpft haben, und das macht mich besonders happy. Denn es beweist, dass das Teammitglied der Dynamik und Bewegung auf dem Board folgen kann und sich einbringen mag. Es unterstreicht das persönliche Interesse daran, dass das gemeinschaftliche Werk auch wirklich gut wird. Sowas passiert vermutlich deshalb, weil man aktiv dabei zuschaut, wie die Miro-Landkarte dank der Beiträge aller Beteiligten nach und nach entsteht.
Der Effekt: Man baut etwas wirklich gemeinsam im Team. So sind Menschen motivierter, als wenn sie sich nur als Informationslieferant fühlen. Meine Erfahrung ist: Der Ton ist insgesamt freundlicher geworden und Menschen sind deutlich kooperativer, wenn sie sich als Teil des Ganzen wahrgenommen fühlen.
Spürt ihr die Magie? Miro macht was mit den Menschen, darum ist es viel mehr als nur ein Whiteboard.
Miro ist unser allseits geliebter, täglich genutzter Allrounder
Miro ist für uns ein echter Allrounder im daily Business geworden, ein hilfreiches Werkzeug, das niemand mehr missen möchte.
Wir sparen nicht nur im Sinne unserer Umwelt tüchtig Papier, sondern wir tauschen uns vor allem viel angeregter, schneller und kreativer aus.
Selbst die Chaoten schaffen es, sich mit den Strukturierten auf derselben Plattform auszutauschen.
Und schlussendlich bleibt auch noch mehr Information in gleicher Gesprächszeit bei uns zurück.
Verfasst von
Magdalena Stalder
PMO
Magda ist das Gesicht hinter unserem avarno Projekt Management Office. Damit steht sie gemeinsam mit ihrem Team direkt hinter unseren Projektleitern und trägt somit ein großes Stück Verantwortung für den Projekterfolg. Sie sorgt dafür, dass Projekte nach unseren Qualitätsstandards und innerhalb der vorgesehenen Prozesse schnell und effizient abgearbeitet werden.
Sie ist die Herrscherin über Jira und unser Fels in der Brandung im täglichen Projektmanagement-Wahnsinn. Ob nun Reportings oder Präsentationen, Workshops oder Jira Tasks – Magda und ihr Team haben es einfach im Griff.
Selbst in extrem stressigen Phasen hat sie immer ein Lächeln auf den Lippen und vermutlich kann sie die Daten aller relevanten Projektmeilensteine auswendig herleiten, wenn man sie nachts um drei weckt. Ausprobiert haben wir das aber noch nicht.
Privat ist Magda ein Wirbelwind. Sie tanzt total gern und bewegt sich am liebsten zu ihrer Musik. Vor der Pandemie unterrichtete sie Hip-Hop als Tanztraining für Jugendliche. Außerdem interessiert sie sich für Psychologie und Kommunikation. Und natürlich auch für Mode und Styling, logisch… 
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