Methodik

Wie wir aus dem Fachkräftemangel eine Win-Win-Situation machen

Digitalisierungsprojekte gibt es immer mehr – Fachkräftemangel in der IT leider auch. Das und die Notwendigkeit, sowohl exzellent als auch wirtschaftlich zu arbeiten, hat uns bei avarno dazu bewogen, die Art und Weise unseres Arbeitens grundlegend zu verändern. In diesem Beitrag erzählen wir, warum wir unsere Arbeit transformiert haben und natürlich auch, wie.

Bei der Digitalisierung dürfen wir einfach nicht pfuschen! In ihr geht es nämlich nicht „einfach nur“ darum – wie sonst oft in der Beratung – irgendetwas kostenmäßig zu optimieren oder alte Geräte durch neue zu ersetzen, sondern meist geht es wirklich um die Zukunft aller. Wir befinden uns mitten in einem zukunftsentscheidenden Technologiewandel. Es geht um unsere Zukunft. Unsere eigene, die unserer Kinder und Enkel und manchmal sogar um die der gesamten Erde.

Digitalisierungsprojekte sind alles andere als trivial. Sie sind gleichzeitig komplex, oft kompliziert und extrem dynamisch. In ihnen werden echte Spezialisten verschiedener Disziplinen benötigt, damit sie gelingen. Know-how allein macht noch kein erfolgreiches Projekt. Wir dürfen die Menschen nicht vergessen und müssen sie mitnehmen.

Und: Es gibt immer mehr Digitalisierungsprojekte, also auch einen stetig steigenden Bedarf an IT-Fachkräften. Denn längst steht nicht mehr zur Debatte, ob sich ein Unternehmen digitalisiert, sondern nur noch, wann endlich und – vor allen anderen Interessen – wie.

Das unternehmensinterne Wissen festangestellter Know-how-Träger – und davon gibt es zumeist auch bei unseren Kunden viel zu wenige – kann und muss mit Unterstützung durch externes Consulting deutlich effizienter genutzt werden.

Unserer Erfahrung nach funktioniert Consulting bei Digitalisierungsprojekten am besten mit einem Team. Einem Team, das die vorhandene Situation analysiert, die Zielbilder der neuen Lösung definiert, die Transitionsphase beplant und mitverantwortet und das gesamte Projekt idealerweise von Beschaffung bis Betriebsübergabe begleitet.

Woher soll das Know-how denn kommen, das wir in den nächsten Jahren brauchen?

Der demografische Wandel, also die zunehmende Überalterung unserer Gesellschaft und andere Ursachen machen all den tollen Reißbrett-Planungen einen ordentlichen Strich durch die Rechnung: Unsere Wirtschaft ist mit einem signifikant zunehmendem Fachkräftemangel konfrontiert. IT-Berufe gehören zu den Top 10 der Engpassberufe, also zu denen mit dem höchsten Fachkräftemangel. Laut einer Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom sind Ende 2020 quer durch alle Branchen 86.000 Stellen für IT-Fachkräfte unbesetzt. Das kann doch nicht sein, woran liegt es denn, dass sich keiner in die IT traut? Warum denken so viele Schulabgängerinnen noch immer, dass IT bedeutet, Motherboards zusammenzulöten und mittags eine LAN-Party zu feiern?

Die Bildungspolitik hat leider auch hierbei richtig tief geschlafen und die Unternehmen in IT und Digitalisierung haben nun ein handfestes Ressourcenproblem. Wo sind die Konzepte, mit denen Quereinsteiger anderer Branchen zu “uns” wechseln können? Wo sind die Förderungen, damit diese Umschulungen für uns Unternehmer überhaupt zu stemmen sind? Ich sehe nichts. Auch meine diesbezüglichen Recherchen bei der Agentur für Arbeit sind ernüchternd. Wo sollen die Leute denn herkommen, die in der nahen Zukunft die Kohlen aus dem Feuer holen sollen, die dort gefühlt schon 15 Jahre zu lange vor sich hin glühen?

Es ist also schwer bis unmöglich, ausreichend Fachexperten zu rekrutieren, um die vielen vor uns liegenden Digitalisierungsprojekte zu bewältigen. Jedenfalls ist das so mit den herkömmlichen Arbeitsmodellen in der Beratung. Wenn die vorhandenen Ressourcen nicht mehr ausreichen, muss ein neues Modell her, richtig?

Machen wir eine Win-Win-Situation aus dem Dilemma: Verändern wir doch einfach das Arbeitsmodell

Ok, wenn es also einfach nicht genügend Top-Experten für die IT-Beratung gibt, um Berater exklusiv auf Projekten arbeiten zu lassen, dann denken wir nochmal neu und gestalten es anders. Anders und in jeder Hinsicht sinnvoller und produktiver. Wir brechen die altbekannten Denk-Silos einfach auf:

“Eine Rolle im Projekt = ein Berater in Vollzeit” ist leider seit Beginn der Pandemie vorbei, weil schlichtweg zu wenig Fachkräfte verfügbar sind. Dies ist ein Fakt, den man für die kommenden Jahre als gegeben hinnehmen muss.

Projektübergreifendes Experten-Sharing ist unser Versuch eines neuen Modells. Schon viele Jahre arbeiten speziell ausgebildete Ärzte in den Operationssälen verschiedenster Krankenhäuser, weil diese OP nun mal nicht jeder machen und sich nicht jedes Krankenhaus einen eigenen Spezialisten leisten kann. Über den Tag verteilt führt der Spezialist fünf Operationen in 3 Krankenhäusern durch, die Vor- und Nachversorgung übernehmen dann wieder interne Teams. Übertragen wir dieses gängige und akzeptierte Modell mal auf die IT, erklärt es recht einfach, wie unser avarno-Modell funktioniert.

Wir haben die für uns am besten geeigneten Tools implementiert, um brainstormen, planen, strukturieren und standortübergreifend Projekte managen zu können und uns alle gründlich in deren Nutzung eingearbeitet.
Wir zerlegen Muster-IT-Projekte detailliert und akribisch in ihre Tätigkeits-Bestandteile und
erstellen Projektorganisationsmodelle mit den für die jeweilige Aufgabe benötigten Kompetenzen.
Wir rekrutieren die richtigen Leute für jedes Skill-Bündel oder schulen einzelne Teammitglieder in genau diesen Skills. Wir bilden Teams, die fachlich UND menschlich miteinander harmonieren.
Unsere freudige Erkenntnis: Für längst nicht jedes Tätigkeits-Segment brauchen wir IT-Spezialisten mit jahrelanger Expertise. Stundenzettel ausfüllen, Reportings produzieren und PowerPoint-Präsentationen erstellen – das machen unser Backoffice bzw. unsere Kommunikations-Experten mindestens so gut wie die Berater – meist sogar schneller und überzeugender als die Projektleitung. Backoffice-Jobs durch wertvolle und hoch qualifizierte Fachkräfte erledigen zu lassen, ist auch aus unternehmerischer Sicht keineswegs sinnvoll eingesetztes Kapital.
Jedes neu hereinkommende Projekt zerlegen wir wiederum in seine verschiedenen Kompetenz-Bereiche und weisen sie den Teammitgliedern mit den entsprechenden Skills zu.
Ergebnis: Jede Aufgabe wird mit genau den Menschen besetzt, die sie am besten erledigen können und unsere hochspezialisierten IT-Experten sparen je nach Projekt 20 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit ein, weil sie sich ausschließlich auf die Aufgaben konzentrieren können, die wiederum sie am schnellsten und besten bearbeiten. Und sie können noch weitere Projekte (mit-) steuern, denn die vom Kunden angeforderten Liefergegenstände werden im Backoffice vorbereitet und strukturiert, während sie selbst “schon im nächsten OP stehen und operieren”.

Alle Team-Mitglieder

haben auf diese Weise Kapazitäten, um für mehrere Projekte gleichzeitig zu arbeiten.
arbeiten produktiver und effizienter denn je, weil sie nur die und genau die Jobs zu erledigen haben, in denen sie am besten sind.
sind hochmotiviert und fröhlich, weil sie sich auf das konzentrieren können, was ihnen Spaß macht und was sie am besten können.

Nur Vorteile auch für unsere Kunden

Obwohl unser Konzept der verteilten Ressourcen im Team ein wenig aus der Not des Fachkräftemangels heraus geboren wurde, bietet es nicht nur uns als Unternehmen, sondern auch unseren Kunden ausschließlich Vorteile.

Die Auftraggeber haben nach wie vor genau einen festen Ansprechpartner, dahinter jedoch werkelt ein ganzes Projektteam, das aus lauter echten Experten für ihr jeweiliges Fachgebiet besteht. So werden nicht nur technische Aufgaben von den Besten ihres Fachs erledigt, sondern auch die Backoffice-Jobs von Spezialisten in ihren Bereichen.
Weil jede und jeder nur das tut, was sie oder er am besten kann, sind die Projekte schneller bearbeitet und das mit
besseren Ergebnissen, weil jeder Arbeitsschritt von Experten ihres Fachs bearbeitet wird.
Durch das höhere Tempo werden Projekte kostengünstiger.
Mit einem auf mehrere Spezialisten-Köpfe verteilten breiten Spektrum an Expertentum kann nahezu jeder Projektbedarf kurzfristig bedient werden.
Jedes ausfallende Team-Mitglied kann schnell und unkompliziert ersetzt werden. Wie sollte man beispielsweise bei herkömmlicher Projektbesetzung einen plötzlichen Ausfall des einzelnen (kranken) Consultants ausgleichen können? Know-how-Verlust tut weh, kostet Zeit und ist teuer. Bei unserem Modell sind bei jedem Projekt immer alle im Bilde, wie es um ein Projekt gerade steht und was aktuell zu tun ist. Fällt eine Person plötzlich aus, kann das ohne Verlust an Zeit oder Know-how durch andere Teammitglieder aufgefangen werden. Ohne großes Onboarding-Tamtam!
Außerdem sichert man Leerläufe im Projekt auf beiden Seiten ab. Keiner kann sich erlauben, die Spezialisten zu blockieren oder zu parken, nur weil im Projekt gerade wenig zu tun ist. Es arbeiten bei Peaks, unerwartetem Mehraufwand oder auch in Phasen mit geringerem Arbeitsanfall immer genau so viele unserer Experten am Projekt, wie benötigt werden. Nicht mehr und nicht weniger. Und auch das wirkt sich günstig auf die Kostenstruktur aus.

Die Umstellung bei uns klappte gut – aber nicht von heute auf morgen und natürlich nicht reibungslos

Natürlich funktioniert eine so radikale Umstellung gewohnter Prozesse nicht reibungslos von jetzt auf gleich. Wir haben gelernt, parallel zusammen an verschiedensten Epics projektübergreifend zu arbeiten. Das war nicht immer einfach und wir mussten uns erst einmal eingrooven, die Prozesse weiter optimieren und verschiedene Stellschrauben nachjustieren. Es war vor allem anfangs recht schwer, zwischen all den Micro-Tasks nicht das übergeordnete Ziel, also die Projektstrategie, aus den Augen zu verlieren.

Doch all die Mühe hat sich gelohnt. Dank konsequenten Einsatzes agiler Methoden und der Organisation über Jira und Confluence schaffen wir es nach etwa einem Jahr, konstant besser und auch schneller zu sein, als es mit einem Berater pro Projekt möglich wäre und können das mit KPIs belegen. Das überzeugt auch unsere Kunden, denn am Ende senkt es die Beratungskosten im Projekt bei schnelleren und besseren Ergebnissen als mit dem herkömmlichen 1:1-Ansatz.

Keine Frage: Nach wie vor hat der Auftraggeber auf Wunsch nur eine Person als seinen Ansprechpartner (SPoC = Single Point of Contact). Tatsächlich aber arbeitet, wie bereits erwähnt, ein ganzes Team an dem Auftrag. Unsere IT-Consultants erledigen jeweils die Aufgaben, auf die sie spezialisiert sind. Und das Backoffice arbeitet im Hintergrund: Es erstellt Listen, kreiert Präsentationen und entwickelt Reportings, füllt Stundennachweise aus oder recherchiert technische Zusammenhänge.

Auch die Kunden tragen das neue Modell zunehmend begeistert mit

Oft haben wir „früher“ erlebt, dass in Anfragen an uns eine „eierlegende Wollmilchsau“ gesucht wurde. Noch häufiger erwartete man ernsthaft, dass diese ohnehin schon unrealistischen Anfragen mit Skill-Anforderungen dreier verschiedener Studiengänge versammelt in einer Person verbunden wurden. Damit nicht genug: Diese Person sollte dann bitte auch menschlich ins Team passen und durfte im Idealfall auch nicht so viel kosten wie das interne Team.

Um solch eine Anforderung mit einem passenden Berater zu besetzen, braucht man einen weltumfassenden Beraterpool, den kein Beratungsunternehmen vorhalten kann – plus einen Mäzen, der das Defizit zwischen dem ausgleicht, was der Kunde zu bezahlen bereit ist und dem, was solche Allround-Mega-Cracks tatsächlich an Honoraren aufrufen.

Auch wenn bei vielen Auftraggebern die klassische Denkweise: eine Rolle – ein Consultant – noch stark in den Köpfen verankert ist, so stellen wir zunehmend fest, dass in einer immer agiler werdenden Geschäftswelt auch andere Ansätze akzeptiert werden. Zum einen geht Fachkräftemangel uns alle an und externe Berater wachsen nicht auf Bäumen. Zum anderen erleben unsere Kunden, dass sich unser Konzept der verteilten Ressourcen in jeder Beziehung für sie auszahlt.

Die eingebrannten Denkmuster zu durchbrechen und Zweiflern den Benefit eines agilen Teams zu verdeutlichen, ist unsere Mission geworden. Natürlich können wir nachvollziehen, wenn Kunden unsere Herangehensweise zuerst kritisch beäugen. Im ersten Moment müssen sie zunächst mal Vertrautes loslassen und einfach „glauben“, dass diese neuen Ansätze besser sind und kein Risiko bergen.

Und auch wir Berater sollten aufhören, so zu tun, als sei jeder von uns eine eierlegende Wollmilchsau. Steht doch endlich dazu, dass diese Welt zu komplex und dynamisch geworden ist, als dass ein Berater alles allein lösen könnte. Ein bisschen sind wir auch selbst schuld, wenn wir in unseren Kunden die Erwartung schüren, dass wir alles mit einer Person erledigen können. Darunter leidet die Qualität der Projektergebnisse und es erhöht für alle Beteiligten grundlos die Kosten und die Projektlaufzeit.

Wir haben beschlossen, aus der „Not“ eine Tugend zu machen und weiterhin mit aller Kraft Denk-Silos aufzubrechen. Fragt uns gern, wie genau wir das machen – wir machen daraus kein Geheimnis. Wir teilen unser Wissen und unser Vorgehen gern mit euch, denn wir alle brauchen einen Wandel, wenn wir die Digitalisierung nicht noch länger verhindern wollen.

Wissen bündeln, Know-how effizient einsetzen – und das Vorgehen teilen

Man sollte also in Beraterfirmen das Wissen bündeln und das verfügbare Know-how effizient einsetzen. Die Summe des Team Know-hows entscheidet immer öfter darüber, wer den Zuschlag bekommt, und unser Konzept geht auf: Unser Erfolg bestätigt dies nun seit vielen Monaten konstant und man spricht über unseren Ansatz – er scheint sich allen Unkenrufen zum Trotz als erfolgreich herumzusprechen.

Worauf warten wir also noch? Wir sollten ein kollektives Interesse daran haben, wichtige Erkenntnisse, bahnbrechende Entwicklungen und innovative Lösungen im Kontext der Digitalisierung proaktiv teilen zu wollen. So wächst und funktioniert das Internet seit Jahrzehnten!

Ich empfinde es fast schon als Pflicht all jener, die wertvolles Wissen haben, dies auch zu teilen. Nur so halte ich es für realistisch, dass wir den allergrößten Schaden von der bisher vollkommen verschlafenen Digitalisierung noch abwenden können. Das ist meine Motivation und der Antrieb für meine Arbeit.

Wie sehen Sie das? Welche Ideen haben Sie, um die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben?

Und wenn es um die Digitalisierung Ihres Unternehmens geht, freuen wir auf den Kontakt mit Ihnen. Wer weiß, womöglich können wir auch Sie beim Technologieschwenk erfolgreich unterstützen?

Verfasst von

Stephanie Doßke

CEO

Stephanie ist Gründerin der avarno. Sie leitet die strategische Geschäftsentwicklung des Unternehmens und lebt im Rahmen ihrer Beratungsprojekte die Digitalisierung der Kommunikationsinfrastruktur als Herzensthema.

Seit fast zwanzig Jahren arbeitet sie in der Technologiebranche im Rahmen komplexer IT-Vorhaben.

Stephanie gilt als empathische, erfahrene und geschickte Unternehmerin mit tiefem fachlichen Hintergrund bei komplexen Digitalisierungsprojekten – vor allem in den Bereichen Geschäftsprozesse und Produktentwicklung. Sie wird bevorzugt eingesetzt als strategisch versierte Vermittlerin – insbesondere bei schwierigen Projektsituationen – mit einem breiten Netzwerk an erfahrenen IT-Experten in ihrem Hintergrund.

Stephanie verfügt über viele Jahre Projekterfahrung als Programm-Manager oder Leiter Taskforce für große Carrier und Netzbetreiber, in der Abwicklung von anspruchsvollen IT-Vorhaben im Bereich der Public und in strategischen IT-Projekten für öffentliche Institutionen und Konzerne.

Auch privat steht sie kräftig unter Dampf. In ihrer Freizeit ist sie an liebsten mit ihren Freunden auf dem Mountainbike unterwegs. Außerdem kocht sie öfter gern und meist spontan für Freunde und Kollegen.
Ihr kleiner Sohn fordert sie auch ganz schön, aber nun lernt er endlich Fahrrad fahren und wird hoffentlich bald jüngstes Mitglied der avarno-MTB Crew